// KUNDENREFERENZ
Wie WIMMER Massivholzmöbel Kundenservice, Vertrieb und Auftragserfassung mit KI-Assistenten entlastet.
KI-Telefonassistentinnen im Kundenservice, ein KI-Agent für die Auftragserfassung und Vertriebszahlen auf Zuruf — damit sich das Team auf das konzentriert, was zählt.
„Wir haben nicht mit KI angefangen, weil sie gerade modern ist, sondern weil es bei uns drei ganz konkrete Engpässe im Alltag gab: das Telefon, die Auftragserfassung und fehlende Zahlen im Vertrieb. Heute nehmen Tina und Emma einen Großteil der Standardfragen ab, Aufträge müssen wir nicht mehr abtippen und Kennzahlen bekomme ich, wenn ich sie brauche."
// ÜBER WIMMER MASSIVHOLZMÖBEL
Massivholzmöbel aus dem Bayerischen Wald.
WIMMER Massivholzmöbel (Wimmer Wohnkollektionen GmbH) entwickelt und vertreibt hochwertige Möbel aus Massivholz — 100 Prozent natürlich, individuell konfigurierbar und aus nachhaltiger Produktion. Das 2007 gegründete Familienunternehmen mit Sitz in Waldkirchen im Bayerischen Wald verantwortet Entwicklung, Service und Vertrieb selbst; gefertigt wird bei europäischen Industriepartnern.
Der Vertrieb läuft über ausgewählten Möbelfachhandel. Am Standort arbeiten rund 40 Mitarbeitende an Kollektionen für Wohn-, Ess- und Schlafzimmer sowie an maßgefertigten Lösungen.
// AUSGANGSLAGE
Die Systeme standen — die Handarbeit drumherum blieb.
WIMMER hatte gewachsene Prozesse in Kundenservice, Vertrieb und Auftragsabwicklung. An drei Stellen band wiederkehrende Handarbeit besonders viel Zeit.
Kundenservice am Telefon
Viele Standard-Kundenanfragen belegen die Telefonzentrale.
Auftragserfassung
Aufträge per Mail und PDF werden von Hand ins ERP-System übertragen.
Transparenz im Vertrieb
Aktuelle Vertriebszahlen gab es erst mit dem nächsten Report.
// DER EINSTIEG: DER DISCOVERY-WORKSHOP
Erst die Prozesse verstehen — dann die richtigen Hebel wählen.
Am Anfang stand keine Technik, sondern ein strukturierter Discovery-Workshop im Rahmen von ATHONOMY Enterprise: gemeinsam die Abläufe aufnehmen, den Ist- und Soll-Zustand klären und die Anwendungsfälle priorisieren, die den größten Hebel haben.
- 01
Prozessdokumentation
Die realen Abläufe entlang von Service, Vertrieb und Auftragsabwicklung aufnehmen.
- 02
Ist-Soll-Zustand
Wo steht der Prozess heute, wo soll er hin.
- 03
Datenqualität & Systemlandschaft
Datenbasis und bestehende Systeme (unter anderem das ERP-System) bewerten.
- 04
Priorisierung der Anwendungsfälle
Die Anwendungsfälle nach Nutzen und Umsetzbarkeit ordnen.
// DIE UMSETZUNG
KI-Assistenten über Service, Vertrieb und Auftragsabwicklung.
Aus dem Workshop entstanden mehrere Anwendungsfälle in drei produktiven Bereichen — plus ein vierter, der aktuell erprobt wird. Die Assistenten docken an die bestehenden Systeme an, statt sie zu ersetzen.
Kundenservice: KI-Telefonassistentinnen Tina & Emma
Telefonische Erstbetreuung
Seit Dezember übernehmen zwei KI-Telefonassistentinnen einen Teil der telefonischen Anfragen. Mit Zustimmung der Anrufenden wird das Gespräch dokumentiert und ausgewertet.
Lernender Wissensstand
Offene Themen fließen zurück ins Training und erweitern das Wissen der Assistentinnen laufend.
Vertrieb: Vertriebscontrolling auf Zuruf
Kennzahlen per Texteingabe
Umsatz, Auftragseingang, Top-Kunden und Gebiete werden per Frage abgerufen statt über feste Standardreports — für Vertriebs- und Geschäftsleitung.
Auftragsabwicklung: Digitale Auftragserfassung
Automatischer Auftragsentwurf
Aufträge aus Fax, E-Mail und PDF werden vom KI-Agenten ausgelesen, mit dem ERP-System abgeglichen und auf Pflichtfelder geprüft. Sind alle Angaben vorhanden, entsteht ein Auftragsentwurf im System; fehlt etwas, geht automatisch eine Rückfrage per Mail, danach wird der Datensatz ergänzt und der Entwurf angelegt.
Außendienst: AI Voice Agent „Kilian“ · in Erprobung
Kundenbriefing per Sprache
Vor dem Kundenbesuch fordert der Außendienst per Telefon ein Briefing zum Kunden an — per Sprache, direkt aus dem Auto.
Terminnachbereitung
Nach dem Termin ein Anruf bei „Kilian“: Protokoll und Aufgaben werden automatisch angelegt.
Dieser Assistent befindet sich aktuell in der Erprobung.
// DAS ERGEBNIS
Die KI übernimmt den Erstkontakt — die Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Der Kundenservice ist rund um die Uhr erreichbar, der Vertrieb bekommt Zahlen ohne Wartezeit, und die Auftragserfassung läuft ohne manuelles Abtippen — ohne dass ein bestehendes System ersetzt werden musste.
57 %
der Fälle: die KI erkennt ihre Grenze und übergibt selbstständig an die zuständige Person
~50 %
der Anfragen betreffen Produktdetails (Maße, Materialien, Sondermaße) — beantwortet ohne Personaleinsatz
24/7
Erreichbarkeit für Standardanfragen
3 live + 1 in Erprobung
KI-Assistenten über die Prozesskette
- Die KI übernimmt den Erstkontakt und die Fleißarbeit — der Mensch entscheidet (Human-in-the-Loop)
- Natürliche Gesprächsführung: aktive Nachfragen, Einholen der Aufzeichnungs-Zustimmung, angebotene Rückrufe
- Anrufende sind fast ausschließlich Endkunden — das entlastet gezielt den Erstkontakt, während der Kundenservice den B2B-Fokus behält
- Wissen bleibt im Unternehmen gespeichert; Auswertungen sind just-in-time und ohne Programmierkenntnisse möglich — die manuelle Excel-Arbeit zum Monatsende entfällt
// IHR BETRIEB
Lassen Sie uns schauen, wo KI bei Ihnen wirklich Hebel hat.
Kein Hype, kein Verkaufsdruck — eine ehrliche Einschätzung mit Substanz, wie bei WIMMER Massivholzmöbel.
Unverbindlich · 30 Min · direkt mit Philip